机の書類整理をマスターしたい…オフィスのデスク美しく保つ方法!棚や箱も活用すべし

こんにちは。まあしゃです。

みなさんが良く飲む飲み物って何ですか?

コーヒー?紅茶?水?お茶?ジュース?

私は専ら麦茶か水です。

それも、ペットボトルじゃなくてパックのお茶葉のやつ。

耳をすませばの冷蔵庫から出てくるやつ。

しかも、物凄い水分をとるので、一日に2~3回は作らないといけないのです。

でも1.5リットル×2回=3リットルですもんね。

毎日買っていたらえらいことです。

旦那さんが買うジュースも少しずつ減らそうかな♡(健康によくないし!)

と思っている次第です。

でもアイスは買うのやめないっていう意味のなさ。

…さて今日は!

書類の整理方法・コツについてお話しようと思います。

以前「オフィスのデスクが汚いひと必見!身辺の整理方法をマスターして仕事もプライベートも無駄なく楽しむ!」(タイトルなげぇ)という記事にもしたのですが、そこでは書類の整理に関してざっくりとしかお話できなかったので、今回改めて書かせていただきます。



ビジネスシーン、デスクの乱れは心の乱れ?

Start the new year with a clean slate

引用元:https://au.pfinance.yahoo.com/photos/photo/-/20039880/simple-ways-to-banish-your-messy-desk-forever/

デスクが汚い人っていつもイライラしているイメージです。

反対に、デスクが整理されている人は心の中も整理されていて余裕がある印象。

何と言いますか、後者は今すべきことがわかっていて、且つ自分の中で優先順位をつけられている状態なのかもしれません。

デスクがスッキリしている=頭の中もスッキリしている

と言えるのではないかと思います。

では、具体的にどのように整理すればよいのでしょうか?

考えていきましょう!

1:自分が関わる書類を思い浮かべる

見積書なのか

資料冊子なのか

パワポ資料なのか

チラシなのか

契約書なのか

提案書なのか

領収証なのか

色々な書類がある中で、自分の手に触れる・管理する必要のある書類を挙げてみます。

そしてそれらがそれぞれどの程度のボリュームのものなのかを思い浮かべます。→A

また、使用頻度の高いものなのかどうかイメージします。→B

これで収納すべきファイルの大きさ(A)・収納すべき場所(B)がわかると思います。



2:ファイルに分類する

引用元:http://www.kingjim.co.jp/products/file/detail/_id_907

収納ツール・場所を確保したら、次は分類作業です。

使用する可能性が高い備品は、テプラ・付箋・ペン・インデックスです。

この際、

もう済んだものなのか

現在使っているものなのか

これから使うものなのか

過去・現在・未来の軸で書類を分類していきます。

例えば…

見積書を「見積書ファイル」に整理する場合。

過去のもので、どうしても紙としてとっておかなければならないものは「過去」や「済」と書いた部分に保管しましょう。

インデックスに書いてもいいですし、テプラを作って貼ってもいいです。

データで残しておけばいい見積書に関しては、PDFにして保管しておきましょう。

そして、現在使っているもの。

これはこれでわかるように「進行中」などと書いた部分にファイリングしておきましょう。

未来のものも同様。

「これから使用」などわかりやすい見出しを付けてファイリングします。

↓こんな感じ

img_20161013_142930

とにかく、分類したものを出来るだけ1冊のファイルや1つのBOXにまとめてしまうのが鉄則です。

あちこちにばらまかないこと。

そこだけ見れば、誰でも一目で、今どういう状況なのかがわかるようにしておくことが肝心です。

書類が多い場合は、一つのファイルに無理やりまとめようとしなくてOKです。

それぞれのファイルを用意して、あとでBOXにまとめてしまいましょう。

↓こんな感じ

img_20161013_143242





ただし、臨機応変に対応することが大事

私も始めは、上記のように書類を整理して管理していました。

しかし、現在進行している仕事に関してはそれぞれのファイルやBOXにばらまいておくことが嫌になってきました。

なので、別に「NOW(今)ファイル」(仮)と名付けたものを常に手元に置いて意識することにしてみました。

↓こんな感じの、ポケット付クリアファイルを使用

ダブルポケットクリアファイル開いた所2

引用元:http://816296.com/goods/original/wpocketfile.html

そこにはあらゆる分野の現在進行中案件が入っていますが、今気にしておくべきものしか入っていないので、すべき業務を可視化できます。

(要はそのファイルが空になる=業務完了ということ!)

でもそれだと問題が生じます。

「これから」やる仕事が抜けてしまい得るのです。

そこで、「NOWファイル」(仮)の中に「これから」ゾーンを作りました。

↓こんな感じ

img_20161013_145659

これでようやく、安心して業務を進めることができるようになったのです!

済んだものはどんどん、元のファイルやPDFで保管していけばいいだけです。

意識しておくものを少量に絞るのがコツ!私の場合は3つ

以前「どんくさ社員を卒業!仕事のメモの取り方・まとめ方」でお話しましたが、仕事中はメモ帳・手帳の2つだけを常に意識するようにしていた私ですが、そこにこのファイルも加わったわけです。

意識しておくものが3つになったとしても、沢山のファイルや、あちこちに書かれたメモを全て意識するのと比較すれば、かかる労力は比にならないと思います。

仕事をしていても頭の中が散らかっているなーと感じたり、そのせいでイライラしたり、怒られたり…

そんな方が何かのご縁でこの記事を読んでくださって、少しでも参考になれば幸せに思います。

では今日はこのへんで!

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