メモを取らない人は仕事ができない?書き方のコツと整理方法

皆さんは社会人ですか?それとも学生さんでしょうか。

いずれにせよ、バイトなどをしている場合はそれは立派な仕事ですよね。

仕事中、メモを取っていますでしょうか。

今日は、ビジネスシーンにおけるメモの取り方とそのまとめ方についてお話しようと思います。

メモの取り方がわからない方メモを取ってもなかなか活用できていないなと感じる方

メモを取る派の方も、取らない派の方も、参考までにご一読いただければと思います。



おすすめはメモ帳?ノート?

まず、何にメモを取るかについて簡単にお話をします。

これはもちろん皆さん個々に好みがあると思いますが、基本的には小さめのメモ帳を使うという方が多いのではないでしょうか。

私も、個人的にはメモ帳の方が好きです。理由は、遠慮なく書いて、済んだらどんどん捨てられるからです。高いと使うのに気が引けてしまうので、安いメモ帳を使うことが多いです。

また、持ち運びしやすいという点も大きいですよね。ポケットに入れておけばいつでも取り出してメモを取ることができます。

使い勝手はさておき、しっかりしたノートに書いて残したい!という方はそれでもいいと思います。メモを取って、それをしっかりと記録として残しておきたい場合はノートの方が向いていると思います。

メモを取らない人、取っても活用できていない人

さて、本題に入ります。

皆さんの周りにはこのような人はいませんか?

  • よく物を探している
  • 約束したことを忘れてしまっている→結果、少しずつ信用を失っている
  • 手帳がぐちゃぐちゃで、何が書いてあるか(本人も)わからない
  • 物事の優先順位がつけられていない

私の周りには…いました(笑)

この分野において不得手なのか、常に抜けだらけ

とてもいい人柄で、周囲も私もその方のことは”人としては”大好きなのです。

けれども、いまいち”仕事の面では”信頼しきれていない。

とても勿体ないことですよね。

身内の信頼を得られないだけならばまだしも…

多くの場合は外部の方の信頼も徐々に失ってしまうことになります。

それはもはや会社にとっても大問題です。

では、そういった方は、何が原因でこのようなことになってしまうのでしょうか。

検討していきたいと思います。

まず、メモを取らない人

社会人にもなって、これは論外です。

自分を過信しすぎているか、責任感が欠如しているかのどちらかだと思っています。

(あくまで個人の意見として聞いていただければと思います…!)

「これくらいのことなら、自分はメモをとらなくても覚えていられる」

↑人間は次々に物を忘れる生き物なので、どんなに頑張っても100%は無理だと思います。少なくとも私は無理です。

「あとでメモしよう」

↑これ自体を忘れてしまうこともあるのではないでしょうか。

「他の人も聞いていたし、自分はメモをしなくてもあとで聞けばいいか」

↑上司が部下にメモを取らせている場合などは仕方のないことかと思いますが、そうでない場合は他力本願もいいところ…だと思います。

メモを取らない人は、仕事ができるようにはならないと、個人的には思っています。超能力があるなら別ですが…。

なぜなら、一度見たり聞いたりしただけで脳内に完璧に記憶しそれを整理することができる人は、少数派だと思うからです。大多数の人はそうではありません。メモを取ることによって、確実に責任と自信を持って仕事ができるようになると考えています。




次に、メモを取っても活用できていない人

これが厄介なんですよね…。私の周りの方も、逐一メモを取っていたのにも関わらず、抜けが多かったのです。

なぜか?

以下の理由が挙げられます。

  1. 書いたメモをどこかに失くしてしまう
  2. 書くだけ書いて満足してしまい、後で見返さない
  3. そもそもメモの取り方が下手なので後で見返してもわかりづらい
  4. 抱えているタスクが多すぎる

1:書いたメモをどこかに失くしてしまう

小さい付箋など失くしやすいものに書くのをやめれば解決できます。

メモ帳を1枚ちぎったものに書くのも、失くしやすいので避けた方がいいでしょう。

書くならちぎらずに!が基本です。

一つにまとめておくことで注意を分散させずに済むためです。

2:書くだけ書いて満足してしまい、後で見返さない

メモ帳を1冊に絞ることが大前提です。

付箋に書いてみたり、パソコンのメモ機能に書いてみたり、卓上カレンダーに書いてみたり…

色々なところに書いてしまっては頭が混乱します。

”常に気にかけておくもの”を、絞っておくのです。

それを毎日こまめに確認するようにしておけば、嫌でも思い出すはずです。

私の場合は、メモ帳と手帳の2つに絞りました。

習慣化すればさほど辛いことではありませんし、むしろ「あれも覚えておかなきゃ」と緊張状態でいるよりも、「あそこにちゃんと書いてある」という安心感が頭をすっきりとした状態に保ってくれますよ。

3:そもそもメモの取り方が下手なので後で見返してもわかりづらい

メモを取ろうとするのはいいのですが、①字が汚かったり②(それでわかりやすいメモが取れるならばいいのですが)黒1色で書いたり③紙面のあちこちに書き散らかしたり…どう考えても後で見返した時にわからないメモになってしまっている場合があります。

対策としては、

  1. 字を丁寧に書くようにする。綺麗な字ではなくても構わないので、少なくとも読めない字は意識して書かない
  2. 色を使った方が見やすくなるのであれば使うようにする。ボールペンは多色ボールペンを持っておく!少なくとも、重要なポイントだけは赤で書くようにするなどルールを作る。どうしても単色で書きたい場合は「☆」などの記号を使って重要なポイントが目立つように工夫しておく。
  3. 同じ話題は同じ話題で、1か所にまとめてメモをする。枠で区切ると更にわかりやすい。

といったところでしょうか。

自分が見やすければOKなので時間をかけて丁寧に書く必要はありませんが、少しの工夫で改善されることなのであれば、すぐにでもやってみる価値はあると思います。慣れてしまえばその方がメモをしやすいですし、見返す時にも無駄な時間を費やさなくて済みます。

4:抱えているタスクが多すぎる

これはメモの取り方と直接的に関係のあることではないのですが、大事なことなので記載しておきます。

抜けが多い・仕事をやり切れない人に多いのは、”自分ひとりで抱え込みすぎてしまう”ということです。

せっかくメモをしても、他のことに追われていて着手できないままになってしまうのです。

そのような傾向にある方は、周りの方に上手に頼る!ということも忘れないで下さいね。

忘れたままになってしまうよりは、誰かに頼んだ方がましだと思いませんか。



メモをまとめられないビジネスマンのあなたへ!具体的なメモの取り方~日常編~

日常的な仕事の場では、色々な方と話し、色々なことが降ってくると思います。

他の仕事をしながらそれらも忘れないように頭に入れておくなんてことは至難の業ですし、労力の無駄ですね。

そこで!

まず基本は、やるべきこと・忘れてはいけないことを逐一メモ帳に書き込んでいくということです。

溜め込まずに、すぐに、です。

やるべきことは以下のようにToDoリストにして、完了したら☑を入れます。

これは毎朝、もしくは前日に整理をしておくべきだと思います。

誰にチェックされるものでもないので、雑でも構いません。

img_20161005_142645

↑こんなイメージ。

そして、忘れてはいけないこと…例えば

「サンプルはいついつまでに見せられるようにしておいてね」

「〇〇さんからメールが来たら、必ず私に報告してね」

「今月のチーム目標は〇〇です!」

など、先の予定や、特定の日を対象としていない事項の場合。

これは手元のメモ帳に書く(完遂するまで捨てないこと!)か、手帳に書いておくので良いと思います。

完遂したら☑を書くか、一本横線を入れて「済」や「OK」と書いてもいいですね。

img_20161005_142802

↑こんな感じ。

基本的に、すぐに完遂できることはメモ帳に、未来(翌日以降)に完遂する予定のものは手帳に、と覚えておけばいいと思います。

そうすれば今何を優先的にすべきなのかが常に可視化されている状態なので、仕事がしやすくなりますよ。



メモをまとめられないビジネスマンのあなたへ!具体的なメモの取り方~ミーティング編~

ミーティングでは、様々な人が色々な発言をします。

重要な発言から、重要でない発言まで様々。

こう言ってしまうと元も子もないのですが…

重要か重要でないかは自分で聞き分けるしかないです(笑)

ヒントとしては…

  • 具体的な数字
  • 期限
  • アイデア
  • 自分の知らなかったこと

といったところでしょうか。

やっているうちに段々と慣れてきて

「あ、ここメモしたいな!」

という感覚がわかってくると思います。

場数を踏みましょう。

そしてそのメモを、”何に”書くか

これが意外と重要です。

私の場合は、どうでもいい大きい紙(裏紙でもOK)に書いていました。

綺麗に書こうとしないで済むからです。

もちろんその場で綺麗にまとめられれば時間の無駄にならないのでベスト!です。

しかしながら、私はそれがまだできないので。

後からそのメモを見返します。

そして、

  • 自分がするべきこと、期限
  • 他の人のアイデアや意見
  • 重要事項

などに分類して、必要に応じてメモや手帳などに転記

とにかく気にしておくものを絞るんでしたね。)

要らなくなった大きい紙は捨ててしまってもOKですし、取っておきたければミーティングメモ用の薄いファイルを用意して置いておくのも一つかもしれません。

転記してしまえばとっておかなくてもいいとは思いますが。

私はシュレッダーにかけて処分していました。

これできちんとその二つのツール(メモ帳と手帳)を意識して都度確認さえしておけば、抜けがないルーティンの完成です。

メモを取るのも、整理するのも苦手だ!という方。

改善する気持ちが少しでもあれば、ぜひ試してみて下さい。

もし、もっといい方法があるよ!という方は、コメントで教えて下さると嬉しいです。

では、今日はこのへんで。

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